今回は飯野謙次さんの著書「仕事が早いのにミスをしない人は何をしているのか」について紹介していきたいと思います。
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あなたも仕事をしていてまた同じミスをしてしまった、計算ミスで数字が合わない、忘れ物をしてしまった。こういった経験ってありませんか？
このミスというのは悲しいことにどんなに注意をしていても起きてしまいます。なくそうと思ってもなくなるものではないんですよ。
そこでこの本の出番です。著者の飯野さんはスタンフォード大学法学博士で失敗学のスペシャリストです。工学の世界では例えば航空機のネジ1本のミクロン単位の緩みで誰かの命を奪ってしまうという、ミスが絶対許されない世界なんです。
だからこそ著者の飯野さんはミスや失敗といった失敗学のスペシャリストであり、ミスを繰り返さないためのノウハウを持っていて、この本にそれが凝縮されているんです。
確かにミスは誰にでも起こることなんですが、一方であなたの職場にはこんな人っていませんか？
仕事が速い上にミスが少ない。実はこれその人はミスをしないのではなく、ミスを減らすあるコツを実践しているんです。それは今後気をつけますとかそういった注意力で解決するのではなく、ミスをしない仕組みをきちんと作っているからミスが少ないんです。
これ要は仕組みですからそれを実践しちゃえば、あなたも今からミスをしない人になります。そしてミスをしない人ほど仕事がデキると評価されます。あなたの会社のミスをしない人とミスをする人、どちらが周りから信頼されていますか？当然ミスをしない人ですよね。
つまりミスをしないだけであなたは信頼され、あなたも仕事ができる人の仲間入りができるんです。この記事でそのコツを覚えちゃいましょう。
うっかりミスの原因
1つ目うっかりミスの原因という話です。
ミスの原因は主に3つあります。
それは過去の失敗が共有されていないこと、注意力で解決しようとすること、作業そのものに設計ミスがあること、この3つです。
過去の失敗が共有されていないこと
まず過去の失敗が共有されていないことですが、何か重大なミスが起きたとき多くの人はこんなことが起こるなんて想像もしなかった、まさかこんなミスが起こるとは思わなかったと言います。
このように思いがけず起こるミスというのは、重大なミスになります。その典型例が2011年の東日本大震災と福島第一原子力発電所の事故です。
著者は失敗に関する専門家ですから、この事故の分析も携わったそうなんですが、結論、どの事故も不祥事も全く新しいこと、全く想定外のことが原因で起こることはないそうです。
この原発事件でも同様で15メートルの津波が来ることは過去の事例から想定できたことだったんです。かつて起こった過去の失敗が現在にまで共有されていなかったからミスになったんです。
つまりミスを回避するために以前に起こったミスの原因を知っておけば、失敗すること自体格段に減らすことができるんです。
注意力で解決しようとすること
失敗の原因を二つ目は注意力で解決しようとすることです。
あなたの職場でもこんな言葉がはびこってませんか？「申し訳ありません」「以後気を付けます」。その結果、数週間は確かにミスは起こらなくても1ヶ月もしたらまた同じミスが発生する、これでよくあるパターンじゃないですか？
失敗しないためには注意力に頼るのが一番よくありません。
というのも人の決心や注意力なんてかなりいい加減です。仕事をしていても体調不良や空腹、やる気が出なかったり、プライベートなことを考えたりと、いつでも常に注意力を向けておくというのは実際無理なんです。
作業そのものに設計ミスがある
失敗の原因の3つ目は作業そのものに設計ミスがあるということです。
例えば車の運転をしているとします。まず歩行者に最大限注意することをこういった指示を出します。次にドライブスルーのお店があったら入ること、こういった指示を重ねます。
すると歩行者への注意がおろそかになり必然的に事故の可能性は高くなるんです。
つまりここで言いたいのは高度の注意力が必要な場合、ミスが起こる原因は作業そのものに設計ミスが起こるんです。
この場合事故を起こしてしまったらそれは運転者の技術不足が原因ではない。前方に特に気をつけなければいけないような道路にドライブスルーの店があることが間違いであり、そういった重ねた指示を出していることも間違いなんです。
誰かがミスをしたときそれは人為的な問題ではなく、その仕組み、会社のシステム自体がおかしいという場合が多くあるんです。その事を同じ乗り物の例でうまく解決しているのは例えばパイロットがあります。
飛行機の運転は常に高い集中力が求められるため、人為的なミスが発生しやすくなります。それを防ぐために現在では操縦がオートパイロットになっており、パイロットは離着陸など一番繊細な動作に集中できるようになっています。
こうやって集中できる仕組みを作り、事故の確率は減ったんです。
つまりミスを起こさない仕組みを作ることが一番重要なんです。
あなたの職場でも誰かのミスのせいにして、そのミスを繰り返していることあるんじゃないですかね？もしかしたらそれは会社全体の問題である可能性が高いです。
ミスをしないための３つの方法
2つ目ミスをしないための3つの方法という話です。
それはチェックリスト、ダブルチェック、TODOリストです。
チェックリスト
まずチェックリストに関してですが、チェックリストはデメリットもあります。
それは作業する人の思考が停止して常識的には回避できるようなミスが発生してしまうんです。
一方当然メリットもあります。それは煩雑の手順の業務をやる場合チェックリストがあることで混乱せずに行えます。決まった手順で進める場合はチェックリストは効率化につながるんです。
その際ポイントとしては日本版のチェックリストよりもアメリカ版のチェックリストを使うことをおすすめします。
日本版は一つの項目に幅がありここまでは行ったけどここから先はまだといった状態になりやすいんです。このまだの部分が抜けにつながるのでこのアメリカ版のような１作業1チェックリスト、この仕組みで作るようにしましょう。
ダブルチェック
次にダブルチェックですこれはよく医療現場でやられていますが、実は思ったほどの効果はありません。
というのも仕事上で1人が見間違えるポイントは他の人も同じように間違いやすいですから、2人でミスをすることになるんです。
ですので同じチェックリストで同じようにチェックをするとミスにつながります。
ではどうしたらいいのか？それはチェックリストを同じやり方でやらなければいいんです。
例えば１人目が普通にチェックをした場合2人目はチェックリストをさかさまにしてチェックします。当然これ読みにくくなるんですが見る方向が変わるだけでも1人目が見逃した間違いに気づく確率は格段に上がります。
またお店の会計などでもよく使われていうのが最初は上から順に足して計算します。そして検算は下から順にするんです。一人で違うやり方でダブルチェックをすることでミスは大きく減ります。
このようにチェックリストを使うときは見方を変える、状態を変えることによってミスは格段に減ります。
TODOリスト
ミスを防ぐ方法の3つ目TODOリストです。
人間の脳は頑張らないとできないことや新しい挑戦にしっかり集中するために、大したことではないこと、簡単にできることについては頭の中から多い出そうとします。
つまりうっかりミスはこれが原因で起きます。それを防ぐために付箋でTODOリストを作るんです。
やり方は簡単で今やらなければいけないこと、今後やらなければいけないことは付箋1枚に一つすべて書きます。それを期日が近い順に書き出していきます。
例えば3日後に会議の予定があれば、時間と場所等、会議の内容を書いて2日後にやるべき付箋の次に貼っておきます。
また期日が決まった提出書類などは書類名と日にちを書いてとりあえず表のTODOリストのところに入れておきます。
次が重要で終わったものは剥がして捨てていきます。この仕事が一つ終わった時に付箋を捨てるのは小さな成功体験になっていくので、やってみるとわかりますがかなり気持ちがいいです。これぜひやってみてください。大した仕事でなくても達成感はハンパないです。
忘れないようにする方法
3つ目忘れないようにする方法です。何かを忘れる、これもミスでよくあるパターンですよね。
そんな人に最も効果があるのは習慣から変えるという方法です。具体的にはそれを持たずには出かけられない仕組みを作ります。
忘れ物をするというのは朝に起こりがちです。例えば著者がやっていた方法で面白かったのが靴の上に物を載せておくという方法です。朝出かける前に忘れないように玄関に置いておくとかやったことありますかね？
私もつい最近出さなければいけない郵便を玄関に置いておいたんですが案の定忘れました。「忘れないようにしなきゃ」こうやって注意力で何とかしようとしてもそれは不可能です。それを持たないと外に出られない、どうしたって気づくように仕組みを作るようにするんです。
靴に置いてあったらそれは気づきますもんね。あなたの何か忘れがちなことを、それを絶対に気付くであろうところに配置しておけば、必ず忘れることはありません。
また毎日必ずする習慣に組み込むのも効果的です。著者の場合は毎日飲まなければいけない薬を忘れてしまうことがありました。
それまでは薬局でもらうシートのまま持ち歩いていましたが、1シート終わった後に補充することを忘れることもあり、仕組みを変えました。まずは3日分の薬を持ち運べるように小さな容器を用意しました。これで持ち歩きは断然楽になりましたが、3日分を飲み終わった後に補充を忘れるという事態になりました。
そこでさらに改良を加え最終的には毎朝一日分を容器に入れて持ち歩くことになりました。これで忘れることがなくなったんです。
一般的に補充の回数が増えれば忘れる回数が増えるのではないか、こうやって思いがちですが実はそうではありません。ここでのポイントは毎日の習慣にさえすれば忘れることはないということなんです。
毎日セットするからそれが習慣になり、思い出す必要がなくなるんです。
これさらに言うなら普段から毎日やっていることとセットでやるのがおすすめです。例えば朝着替えた後は薬をセットする。こうやって普段から毎日やっていることとセットでやることでさらに忘れにくく習慣になるんです。
あなたが忘れてしまいがちなこと、それを日常のルーティンとセットにしちゃえば忘れるというミスは減らすことができます。
まとめ
最後にまとめです。
１うっかりミスの原因
２ミスをしないための3つの方法
３忘れないようにする方法
というお話でした。是非実践してみてください。
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